【若手会社員必見】飲み会幹事のやること完全ガイド｜20〜40人の大人数でも失敗しない段取り　

若手の新人が初めて幹事を任されると、意外と困りますよね。

日程調整、参加者への連絡、お店選び、会費設定、当日の受付や進行、最後の会計まで、幹事がやることは思っている以上にたくさんあります。

特に20〜40人規模の飲み会になると、数人の飲み会とは違い、事前の段取りがかなり重要です。

この記事の結論は、
飲み会幹事は「やること」と「順番」さえ最初に把握しておけば、初めてでも十分うまく回せるということ。これは仕事ができるかにも直結します。

僕自身、会社で部・本部単位の大人数飲み会の幹事を5年間、10回以上経験してきました。

この記事では、その実体験をもとに、若手会社員が初めて幹事を任されたときに、

「いつ・何を・どの順番でやればいいのか」を、準備から翌日の対応まで順番に解説します。

▽私の幹事歴

飲み会幹事がやること一覧

飲み会幹事がやることは、大きく分けると以下の8つです。

大事なのは、いきなり店を探さないことです。

まずは「誰が参加するのか」「どんな飲み会なのか」を確認してから動き始めると、失敗しにくくなります。

①参加者を確認する

幹事を任されたら、最初に確認したいのが参加者です。

飲み会の目的は、歓迎会・送別会・懇親会・忘年会などさまざまだと思いますが、まずは誰が参加するのかを整理することから始めましょう。

すでに参加者が決まっている場合は、そのまま②の日程調整へ進んでOKです。

なぜ参加者確認が最初なのかというと、参加人数が決まらないと、日程調整もお店選びも進められないからです。

この規模になると、頭の中だけで管理するのは難しいので、Excelやを使うのがおすすめです。

部会や会議の終了後に開催するなど、すでに日付が決まっている場合は、日程調整をする必要はありません。
その場合は、対象メンバーに対して参加・不参加だけを確認すればOKです。

② 候補日を2〜3日に絞って出欠確認

目的と参加対象者が決まったら、次は日程調整です。

大人数の飲み会では、全員の予定を完全に合わせるのは難しいです。

そのため、まずは主役や上司など、参加してほしい人の予定を優先して日程を決めます。

ただ、20〜40人規模になると、全員の予定が合う日はほぼありません。

日程候補は、2〜3日程度に絞って案内すると調整しやすいです。

1年目に部のチャットで送っていた文章なのでぜひ参考に・・！

「回答お願いします」だけだと、普通に忘れられます。

〇月〇日までと期限を決めておきましょう。

③下見して、3店舗以上比較

飲み会幹事で最も悩むのが店選び。

私が飲み会選びで大事にしているのが、

私は20〜40人規模の飲み会で幹事をするときは、できるだけ事前に下見へ行きます

理由はシンプルに、ネットだけでは分からないことが多いからです。

例えば、

• 店まで迷わず行けるか
• エレベーターはあるか
• 店内は狭くないか
• 席の移動はしやすいか
• 料理は実際においしいか
• 喫煙スペースはどこにあるか

こういった細かい部分は、実際に行かないと分かりません。

④ 1人5,000円前後でメニュー・料金を決める

店が決まったら、次にメニューと料金を決めます。

会社の飲み会では、基本的に飲み放題付きのコースを選んでおくのがおすすめです。

一人ずつ都度注文する形にすると、注文がバラバラになったり、最終的な金額が読みにくくなったりして、会計も面倒になります。

私の場合は、会社から1人5,000円程度の懇親会費が出ることが多いので、その金額をひとつの目安にしています。

あまり安すぎると料理の量が少なかったり、逆に高すぎると自己負担が発生したときに参加者の負担が大きくなります。

このあたりは、会社や部署ごとにかなり文化が違いますので先輩に聞きましょう！

初めて幹事をする場合は、先輩に聞いて、過去の飲み会と同じ会費設定にしておくのが一番安全です。

⑤ 前日にやること

飲み会の前日は、必ず最終確認を参加者ーにリマインドしましょう。

周知する内容のは、参加人数、開始時間、店の場所、コース内容、会費、キャンセル者です。

その他に大事なのが最終人数の確認です。

店によっては、前日や当日のキャンセルで料金が発生する場合もあるので、キャンセル期限は事前に確認しておきます。

参加者にも前日に「明日は19時から〇〇に集合です」と一度リマインドしておくと安心です。

⑥ 当日やること

当日は、幹事の方は少し早めに店へ行きましょう。

開始15分前くらいに着いておくと安心です。

店に着いたら、席、参加人数、荷物置き場、料理の開始時間、会計方法などを改めてお店の方に確認します。

会社の飲み会では、最初と最後だけしっかり進行できれば十分です。

乾杯の挨拶を誰にお願いするのか、締めの挨拶を誰にお願いするのかは、
事前に決めておいた方がよいです。

幹事がずっと仕切る必要はありません。

みんなが普通に楽しめていれば、それでOKです。

⑦ 会計・集金（もし会社の経費であればスキップ）

会計と集金は、意外とトラブルが起きやすいポイントです。

20〜40人いると、「払った」「まだ払ってない」が分からなくなることもあります。

そのため、参加者リストを作って、誰から会費をもらったのかチェックしておくのがおすすめです。

できれば飲み会の最初か途中までに集金しておくと、最後がかなり楽になります。

終盤になってから全員に声をかけると、酔っていたり、先に帰る人がいたりしてバタバタします。

会社の経費精算がある場合は、領収書を忘れないようにします。

⑧翌日中にお礼まで終わらせる

飲み会が終わったら、翌日に乾杯や締めの挨拶をしてくれた上司や、会費を多めに出してくれた人には、一言お礼を伝えておくと印象がいいです。

これくらいで十分です。

飲み会が終わった次の日まで対応して、幹事の仕事は終了です。

まとめ

飲み会幹事は、最初にやることと順番を整理しておけば、初めてでも十分対応できます。

今回紹介した流れは以下の8つです。

若手幹事にとりあえず大事なのは、場数です。失敗しても全然OK！次に生かしていきましょう。

初めて幹事を任された方は、この記事の順番どおりに進めてみてください。